Ces listes constituent un regroupement des rappels d’actions que l’on peut ni déléguer ni faire en moins de deux minutes. Pour certaines personnes, cela peut représenter des volumes importants de l’ordre de 20 à 70 actions. Il est nécessaire de regrouper ces tâches d’une manière qui nous est familière, que ce soit sur un support papier ou numérique.

Ces rappels font aussi référence à des choses qui ont été confiées à des tiers, ou celles qui sont à noter dans l’agenda.

Sur mon agenda – Il y a deux types d’actions que l’on note sur l’agenda :

  1. À faire un certain jour à une certaine heure
  2. Et toutes les autres à faire dès que possible dans les trous de l’agenda. Certaines avec une échéance.

Les éléments à porter sur un agenda sont soit portés à une heure donnée soit à un jour donné. L’agenda est considéré comme un espace inviolable ou ne figure que les engagements impératifs. Si l’agenda est cantonné à cela, de fait, il va dresser les actions à faire au plus tôt.

Pour rappeler les actions à faire au plus tôt une organisation par contexte peut s’avérer efficace (à faire sur l’ordinateur, à faire à domicile, à faire lors de la réunion avec mon supérieur).

Avoir plusieurs listes permet :

  1.  D’accéder directement aux éléments souhaités sans avoir à les chercher au milieu d’autres éléments dont le contexte est inapproprié.
  2. Cela permet de tenir compte de l’énergie et l’humeur. Une humeur téléphonique, je passe quelques appels, une personne entre dans le bureau c’est le moment d’aborder tous les sujets communs…
  3. Cela limite les changements d’activité qui peuvent être consommateur d’énergie et de temps.

8 listes d’actions et leurs contenus :

  • Appels téléphoniques : cette liste comprend tous les appels à passer. Elle est d’autant plus importante dans une situation où il y a beaucoup de déplacement. Elle est utile en attendant à l’aéroport, à la gare, en attendant son enfant à l’école. Cela permet d’identifier facilement l’appel le plus opportun à passer dans l’instant. Noter le numéro de téléphone en regard de chaque nom permet de gagner du temps.
  • Digitale : il peut être utile de réunir toutes les actions qu’il est possible de réaliser lorsque l’ordinateur est allumé. Des listes en ligne et hors ligne peuvent être créées. Cette séparation permet de choisir la tâche à exécuter selon d’autres critères que le fait d’être en ligne ou non.
  • Courses : cette liste rappelle tout ce que l’on souhaite faire lorsque l’on est à l’extérieur « Passer à la banque », « passer au marché », « acheter des fleurs ». Cette liste peut comprendre des sous-listes. Par exemple, une tâche « Passer faire les courses au marché » peut comporter une sous-liste comprenant tous les éléments à acheter au marché « poisson, pomme de terre… »
  • Au bureau : Cette liste correspond aux actions qui exigent que je sois physiquement présent au bureau (imprimer un document, relire un document…). Certaines choses ne peuvent être faites qu’en étant présent physiquement au bureau. Avoir deux bureaux nécessite dans ce contexte d’avoir deux listes.
  • À domicile : Cette liste représente les éléments que l’on ne peut faire que chez soi. Elle liste les petits projets personnels qui ne nécessitent parfois qu’une succession d’actions courtes telles que fixer le cadre dans la chambre de Tim…
  • Ordre du jour (personne et réunion) : nombreuses prochaines actions, ne peuvent être faites qu’en présence de quelqu’un d’autre ou lors d’une réunion. Cette liste peut comprendre « faire un point sur le nouveau client avec mon Mickaël », « demander à mon conjoint son planning de congés pour l’hiver »… Une liste séparée est nécessaire pour chacune des personnes ou réunion. Ces différentes listes peuvent être :
    • ODJ mon supérieur hiérarchique
    • ODJ mon conjoint
    • ODJ mes enfants
    • Une liste par différentes natures de conseillers (comptables, avocats…)
    • Tout type de réunions récurrentes (conseil d’administration, réunion de service…)
  • Lire/revoir : cette liste correspond aux éléments que l’on souhaite absolument lire et revoir et qui nous prennent plus de deux minutes. Cette catégorie doit être rigoureusement définie sinon les volumes nous dépassent. Elle permet d’optimiser tous les temps d’attente, chez un dentiste systématiquement en retard, lors d’une réunion qui ne commence pas à l’heure. En cas de volume trop important, une sous-catégorie « Lire/réagir » comprenant tous les éléments importants peut être créée.
  • Surfer sur internet ou revoir/regarder : compte tenu des volumes importants de données que nous recevons il peut être nécessaire d’avoir une liste dans laquelle nous stockons tous les éléments à relire, à revoir, mais qui ne sont pas d’une importance capitale pour notre travail, nos projets. Cette liste comprend les vidéos, liens ou articles en lignes recommandés.

Cet article est issu de la lecture du livre « S’organiser pour réussir : la méthode Getting Things Done ou l’art de l’efficacité sans le stress » de David Allen

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