Gestion du temps : Donner les priorités aux priorités

Résumé de l’habitude 3 du livre les 7 habitudes de ceux qui réussissent tout ce qu’ils entreprennent par Stephen R. Covey

Principe de priorité

Pour travailler sur l’habitude 3 : répondre à deux questions importantes

« Quelle activité, pourriez-vous entreprendre que vous ne faites pas déjà, que si vous l’accomplissiez régulièrement apporterait un changement positif de poids dans votre vie privée ? »

« Quelles activités pourraient avoir le même effet dans votre vie privée ? »

L’habitude 3 représente la deuxième phase de la concrétisation, la naissance physique. Elle met en jeu notre volonté. On ne peut pas faire l’habitude 3 sans avoir acquis les habitudes 1 et 2. L’habitude 3 correspond à gérer notre personne. La capacité à se gérer ne sert à rien si nous n’avons pas défini où nous allons, d’où la nécessité d’avoir acquis l’habitude 2.

La volonté indépendante, une force

Nous avons besoin de volonté. Elle nous permet d’agir de manière autonome. Pour gérer, il faut donner la priorité aux priorités. Vous êtes le disciple de vos plus profondes valeurs. Si celles-ci sont bien définies, elles guident votre volonté.

Quatre générations de gestion du temps

Avec cette habitude, il y a une importance dans la gestion du temps. Il est important de s’organiser et de gérer son temps efficacement. Dans le domaine de la gestion du temps, il y a plusieurs vagues.

  • La première : les listes
  • La deuxième : les calendriers et agendas
  • La troisième vise en outre en la définition d’objectifs spécifiques, dans l’organisation de chaque journée. C’est un contrôle performant du temps.

La troisième génération peut effrayer, elle peut nuire aussi aux relations humaines et à la spontanéité.

  • Une quatrième génération émerge en ce moment. Elle se centre sur la personne. Elle favorise les relations humaines et met l’importance sur l’équilibre entre la Production et la Capacité de Production.

Cadre 2

Selon la quatrième génération, nous utilisons notre temps selon 4 cadres :

  1. Important et urgent : Crise et problème
  2. Important, mais non urgent : Projet de vie, objectif à long terme
  3. Non important et urgent : Interruption, appels téléphoniques
  4. Non important et non urgent : passe-temps agréable

Ce qui est urgent demande attention immédiate. Les affaires urgentes sont visibles et populaires au vu de l’entourage. Elles n’ont pas nécessairement de caractère important. Les affaires importantes demandent davantage de proactivité. Il est facile de se laisser distraire par l’urgence. Plus l’on passe de temps dans le cadre 1, plus celui-ci augmente. D’autres personnes passent du temps à faire des choses urgentes pas nécessairement importantes, ces choses ont peuvent correspondre à l’importance d’autres personnes. Le cadre 2 est au cœur d’une méthodologie efficace (relations humaines, planification…). Cela permet de nourrir nos chances et de laisser les problèmes de côté.

L’importance sans urgence doit être placée au centre de la gestion du temps. L’efficacité progresse lorsque l’on se focalise sur son cadre 2. Lister nos propres actions qui se focalisent sur le cadre 2 et analyser le temps que nous passons par semaine sur ces actions.

Savoir dire non

Pour avoir du temps dans le cadre 2 il faut diminuer le temps passé à gérer les cadres 3 et 4. Ces activités sont tentantes. Pour cela, il est nécessaire de décider de ses priorités sans se reprocher quoi que ce soit. Nous disons toujours non à quelque chose, si ce n’est pas pour quelque chose d’urgent c’est que ce sont les choses importantes auxquelles nous disons non.

Avoir des axes, des valeurs et des priorités équilibrés permet d’avoir plus de volonté au quotidien pour refuser les actions urgentes non importantes.

Sur le plan de la gestion du temps, nombreuses personnes identifient leurs faiblesses parmi une de celles-ci :

  1. La capacité à établir des priorités
  2. L’incapacité ou le manque d’envie à s’organiser autour de ces priorités
  3. Le manque de discipline pour agir en fonction de celles-ci

Très souvent pointé du doigt, le manque de discipline n’est pas toujours le problème. Parfois, établir les priorités et les formaliser permet d’avoir une discipline plus grande. Cela limite le fait de répondre aux impulsions du moment. La gestion s’adapte à la direction souhaitée. Si la direction n’est pas définie, il est plus compliqué de s’opposer aux actions du cadre 3 ce que demandent les autres ou à celles du cadre 4 des désirs.

Avoir un objectif et des valeurs permet de renoncer aux autres actions avec le sourire et sans culpabilité.

Évoluer vers le cadre 2

Comment s’organiser pour agir en conséquence ? La liste ne permet pas de gérer ses priorités. Les listes ne sont pas forcément reprochées à nos priorités. Nous nous laissons porter. Nous accomplissons ce que les flux et la société nous dictent. Dans la deuxième génération, il y a une notion du temps. Cependant, peu de priorités sont mises en évidence. Avec la gestion de la troisième génération, il y a un axe important porté sur les priorités. Cela met en évidence trop de fois les problèmes, la rigidité de cette organisation provoque des frustrations. Elle étouffe les relations humaines.

La quatrième génération fait naître un nouveau paradigme en fonction de ce que nous voulons réellement.

Le cadre 2 : un outil

Le cadre 2, c’est géré sa vie selon ces valeurs et objectifs tout en gérant les relations humaines. Pour mettre en place une gestion du temps focalisée sur le cadre 2, 6 critères sont nécessaires :

  1. La cohérence : harmonie entre les plans et les priorités. Laisser une place à ces objectifs.
  2. L’équilibre : l’outil de planification doit permettre un équilibre dans les différents rôles de sa vie (santé, profession, famille…).
  3. L’esprit tourné vers le cadre 2. Il est nécessaire d’avoir un outil qui nous permet de nous focaliser sur le cadre deux. Une planification à la semaine permet de s’organiser en fonction de nos priorités.
  4. La dimension humaine : l’outil de gestion du temps doit s’adapter aux relations humaines. L’outil doit favoriser la satisfaction. Il doit limiter la culpabilité lorsque les objectifs ne sont pas suivis.
  5. La flexibilité : l’outil doit être à notre service et non l’inverse
  6. La maniabilité. Il est nécessaire de pouvoir l’emporter partout. Il est nécessaire qu’il soit consultable à tout moment.

Savoir se gérer soi-même selon le cadre 2

Cette quatrième génération à la semaine pourrait être définie selon 4 activités :

  1. Identification des rôles : conjointe, parent, enfant… Quel temps est-ce que je veux allouer à mes rôles au cours de cette semaine ?
  2. Sélectionner des buts : pour chacun de ces rôles, définir des résultats qui seront des objectifs.
  3. Organiser son temps : quel temps pour chaque objectif (2 heures le dimanche matin, 1 heure…) ? Une fois cela fait, regarder son agenda et repérer les rendez-vous déjà prévus, évaluer leur importance par rapport à ses objectifs. Ainsi les déplacer, les rapporter ou les annuler.
  4. Adaptation au quotidien : l’organisation à la semaine permet de s’adapter au quotidien. Faire un bref point quotidiennement permet de s’adapter aux imprévus et d’éventuellement revoir la planification.

Toutes nos activités ne sont pas importantes. Plus les objectifs hebdomadaires sont en lien avec l’énoncé de mission, plus nous sommes efficaces.

Le quotidien

L’habitude 1 nous dit : vous êtes le programmateur. L’habitude 2 nous dit : voici le programme et l’habitude 3 consiste à faire tourner le programme à vivre le programme.

En avançant dans la semaine, nous sommes stimulés et attirés vers des actions de cadre 1 et 3. Parfois, il est nécessaire de bouleverser son programme. En ayant des objectifs bien définis et en les adaptant, cela nous permet d’effectuer des changements dans un contexte apaisé et de paix.

Ce sont nos attentes qui créent des frustrations.

Les points forts de la quatrième génération

 La troisième génération nous indique de nous plier à un agenda. La quatrième génération met l’humain au centre de l’organisation. La planification à la semaine permet de s’adapter plus facilement.

  1. Cela repose sur des principes
  2. La conscience sert de guide
  3. Elle définit la mission personnelle
  4. Elle aide à équilibrer la vie avec les rôles définis
  5. Elle se place dans une perspective hebdomadaire permettant de s’adapter au quotidien.

Déléguer, c’est augmenter la production et le temps

Cela permet d’être rentable et de gagner son énergie pour d’autres activités. Déléguer rentre dans le cadre des techniques de gestion du temps. Déléguer fait de vous un manager. Deux types délégations :

  1. « Ya qu’a » : nombre de personnes ne connaissent que cette méthode
  2. « la connaissance de la conscience de soi et de l’imagination »

La délégation responsable

La délégation responsable s’intéresse au résultat et non aux méthodes. Elle rend responsables les individus. Elle requiert une mutualisation responsable et sincère et un engagement réciproque pour les deux individus.

  1. Les résultats souhaités : expliquer et faire comprendre clairement ce qui est souhaité. Établir un objectif de qualité et un délai.
  2. Les directives : déterminer les paramètres dans lesquels les délégués pourraient agir. Indiquer où sont les problèmes avec les délégués, signaler les risques. Ne pas conseiller sur la méthode.
  3. Les ressources : imaginer les ressources sur lesquelles les délégués peuvent s’appuyer pour obtenir leur résultat.
  4. Les normes de qualité : fixer des normes de qualités pour évaluer les résultats
  5. Les conséquences : quelles seront les conséquences dans le cadre d’atteinte de l’objectif ?

La confiance constitue la plus grande des motivations pour les Hommes. Il faut rechercher l’efficacité pas le rendement. Le nouveau modèle de délégation consiste à mettre le délégué comme étant son propre chef.

Pour les individus moins murs : il est nécessaire de fixer un petit nombre de résultats, prévoir des réunions d’évaluation plus nombreuses, définir des conséquences à plus brèves échéances.

Ce type de délégation positive est à la base de toutes croissances personnelles et collectives.

Le paradigme de type 2

Cela est le principe de dissocier l’important de l’urgent à la base d’une bonne organisation du temps. Chacune des 7 habitudes se présente dans le cadre 2.

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