Améliorer les systèmes par Josh Kaufman (résumé chapitre 11 du Personal MBA)

Chapitre 11 — améliorer les systèmes

Créer et améliorer est au cœur des entreprises efficaces. Quels sont les secrets de l’optimisation ? Comment développer des systèmes ?

Le biais d’intervention

Les êtres humains sont enclins à agir plutôt qu’à ne rien faire. Préférence pour l’action. Le meilleur moyen de corriger le biais d’intervention est d’évaluer le coût de ne rien faire. Dans le cas d’identification d’abus, celui-ci peut être laissé passer et discuté avec un cas particulier.

L’optimisation

Maximiser la sortie d’un système, ou minimiser l’entrée. La maximisation concerne le flux sortant. La minimalisation concerne les frais d’entrées. L’optimisation n’est pas tout améliorer. Sélectionner une seule variable pour identifier son impact et l’améliorer.

La refactorisation

Les changements ne sont pas tous prévus pour améliorer le résultat final. En améliorant le processus, cela permet parfois d’être optimisé. Le fonctionnement du système peut être amélioré sans qu’il n’ait d’impact sur le résultat.

La minorité décisive

Notion tirée des travaux de Vilfredo Pareto. Pareto s’intéresse à la répartition des richesses. Pareto a trouvé la règle des 80/20 dans beaucoup de domaines. 20 % des salariés font 80 % du travail.

Cibler les facteurs permettant d’avoir un impact important sur le résultat. Les enjeux non critiques sont des coûts d’opportunité importants.

Loi des rendements décroissants

Plus, n’est pas toujours mieux. Passé un seuil, avoir plus est préjudiciable. L’optimisation et la refactorisation ne sont pas forcément intéressantes une fois ce seuil atteint.

La création de liste de vérification aide à se focaliser sur les choses importantes. Cela permet d’éviter l’épuisement de la volonté.

Le frottement

C’est une force ou un processus qui retire l’énergie d’un système avec le temps. En supprimant le frottement, le système est optimisé. Traiter les frottements même à petite dose permet d’augmenter considérablement le bon fonctionnement des systèmes. Introduire du frottement à la procédure de retour d’un produit peut contribuer à diminuer le nombre de retours. Ce processus est à limiter.

L’automatisation

En supprimant les frottements, les systèmes deviennent automnes. Cela fonctionne pour les tâches répétitives et identiques. Trouver un moyen d’automatiser permet d’accéder à la scalabité.

Le paradoxe de l’optimisation

L’automatisation à des inconvénients majeurs. Plus les systèmes sont automatisés et efficaces, plus les opérateurs humains doivent être efficaces. Les systèmes automatisés rendent les interventions humaines encore plus importantes.

L’ironie de l’automatisation

Avec les systèmes automatisés efficaces, l’intervention humaine est très importante. L’ironie de l’automatisation rend les interventions humaines essentielles, mais de plus en plus rares. Plus le système est fiable, plus les opérateurs risquent de rater les erreurs. Pour limiter cela, il est possible de recourir à un échantillonnage. Cela permet de maintenir l’attention des opérateurs.

La procédure standard

Une procédure standard est un processus prédéfini pour permettre de faire un travail productif pour les tâches répétitives. Cela limite les frottements, et l’épuisement de la volonté. Cela permet aux nouvelles recrues d’accéder instantanément à tous les fonctionnements. Les procédures standards doivent être revues périodiquement. Les procédures permettent d’augmenter la productivité.

La liste de vérification

La liste de vérification est une procédure standard pour une action spécifique. Il est plus facile de voir comment améliorer et optimiser les systèmes avec une liste de vérification. Même des processus simples sont améliorés à l’aide de liste de vérification. La création de liste de vérification permet de déléguer certaines tâches et éviter l’épuisement de la volonté. Créer des listes de vérification spécifiques pour les 5 principales composantes de l’entreprise.

Arrêter

Le meilleur moyen d’améliorer un système est parfois de l’arrêter. Arrêter réclame du courage. Se débarrasser de certains clients est une décision difficile, mais peut être très bénéfique.

La résilience

Le monde est incertain. On ne sait jamais ce qu’il va se passer. Pouvoir résister aux imprévus est important, la résilience ne peut être évaluée que sur la base du flux sortant. Exploiter une entreprise sans assurance ou sans liquidité ne permet pas d’être résilient. Anticiper l’inattendu et l’imprévu rend la résilience importante dans votre entreprise. Certains critères d’évaluation de la résilience d’une entreprise peuvent être :

  • Peu de dettes
  • Peu de frais d’exploitation
  • Des ouvriers flexibles

Dispositif de rupture intégré

Les systèmes de secours permettent de ne pas rompre la continuité d’un système. Pour être efficaces, ces systèmes doivent être développés en amont et de manières indépendantes à la production. Le système de rupture doit être totalement indépendant du système de fonctionnement.

Le test de résistance

Si vous avez un système résiliant, faire un test permet de l’évaluer. Les tests nous aident à en apprendre davantage sur le système. La capacité à tester n’est que le temps que vous y accordez.

La planification par scénario

Elle doit être détaillée. Se poser la question « Que ferais-je si ? » en notant tout ce que vous pourriez faire à l’aide d’un papier et d’un crayon. Toutes les entreprises utilisent cela sous une forme qui est appelée couverture du risque.

Le cycle de la croissance durable

Les systèmes ont une taille critique, ils ne peuvent pas croire de manière infinie. Les entreprises ont des points communs avec les organismes biologiques. 3 phases sont nécessaires à respecter dans le cadre du cycle de croissance durable.

  • Expansion
  • Stabilisation : Exécution des projets en cours.
  • Consultation : Analyse de ce qui marche et ce qui ne marche pas.

Les deux dernières phases doivent être respectées. L’analogie est faite avec les cellules cancéreuses. L’expansion à outrance vient nuire au système.

Donner du temps à chaque phase du cycle.

La voie du milieu

 La voie du milieu est l’équilibre entre le trop, et le trop peu. Il est impossible de pouvoir calculer son coût à 100 %.

La mentalité expérimentale

L’expérimentation est le seul moyen de connaitre la réponse juste. Il sera possible d’apprendre avec des erreurs. Tous les échecs sont temporaires. Apprendre à jouer et tirer leçon des expériences.

Un processus sans fin

L’autoformation est un processus sans fin, il y a toujours de nouvelles choses à apprendre.

« J’aimerais être capable de lire plus vite »

Warren Buffet

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